Gérer et organiser son temps de travail
Les outils pratiques qui permettent de gagner en efficacité et en tranquillité
Formation créée le 12/01/2021. Dernière mise à jour le 07/09/2023.
Version du programme : 1
Programme de la formation
Ces dernières années de nouvelles évolutions juridiques et réglementaires sont intervenues : RGPD, CPOM, TBDP , EPRD, autoévaluation , évaluation externe, Plan d'amélioration Continue de la Qualité etc…. Face à cela, les personnels administratifs et de direction doivent se mettre à jour et se remettre en question de façon continuelle. Souvent ces personnels sont confrontés aux difficultés d’organisation . Comment en étant sollicité en permanence peut-on assurer son travail de façon plus sereine tout en gérant les affaires courantes ? Comment améliorer son organisation ? Comment gérer son temps ou organiser son travail en intégrant l’irruption du temps et de l’organisation de l’autre, collègue, partenaire, usager ? Cette formation interroge les organisations personnelles. La gestion des priorités et la maîtrise des échéances sont des compétences indispensables à votre efficacité et votre réussite. Cette formation vous aide à trouver un équilibre personnel entre vie professionnelle et vie privée, et à tenir compte de la gestion de votre énergie dans la gestion de votre temps.
Objectifs de la formation
- Intégrer le temps à l'organisation personnelle de son travail
- Découvrir et maitriser les règles de la gestion du temps et des priorités au travail
- Se fixer des objectifs précis et quantifiés en matière d'organisation en développant ses propres outils d'organisation et de gestion du temps pour développer une meilleure efficacité professionnelle.
- Analyser ses attitudes et ses comportements face à la gestion du temps
- Mieux gérer sa trajectoire professionnelle sans sacrifier sa vie personnelle.
Profil des bénéficiaires
- Directeurs et Cadres intermédiaires
- Tous personnels administratifs
- Tout cadre disposant d’une marge de manœuvre sur son organisation temporelle.
- Aucun
Contenu de la formation
-
JOUR 1
-
Introduction à la formation gestion des priorités
- Son rapport au temps
- Focus sur la définition de la notion de priorité et de gestion du temps
- Appréhender les lois de la gestion du temps pour mieux se positionner
- Retour sur son rapport au temps sous forme d'échanges collectifs
-
Les méthodes de travail pour prioriser efficacement
- Pourquoi se fixer des objectifs à CT, MT et LT (court terme, moyen terme et long terme) ?
- Anticiper l'imprévu, grouper ses activités, économiser les moments et les tâches
- Standardiser ses actions et son organisation
- Organiser son travail de la journée pour faire face aux imprévus
-
Compréhension et adaptation de son organisation à l’organisation collective
- Les outils de son organisation du travail : agenda, planning, classement, répertoire...
- Les problèmes récurrents
- Les freins à l’évolution positive
-
ATELIER 1 : Mes croques temps
- Analyser ses missions et ses tâches à partir des attentes de sa hiérarchie et de attendus institutionnels
- Identifier ses croque-temps générés par les autres
- Identifier ses croque-temps générés par l’organisation.
- Identifier ses croque-temps générés par les nouvelles technologies
- Mes premières pistes d'amélioration pour chasser mes croques temps
-
JOUR 2
-
Les techniques de gestion du temps et des priorités en ESMS
- Faire la distinction entre l'urgent , l'important, l'accessoire, l'imprévisible
- Savoir prioriser en fonction de son coeur de métier et de ses contraintes
- - Définition de la notion d'accélération de l'activité
- - Définition de la notion de multiplication des activités
- - Définition de la notion d'activités plus complexes
- - Définition de la notion d'interactions croissantes
-
Les 3 talents pour anticiper et s'organiser dans un contexte d'urgences permanentes
- Prendre de la distance avec l’instantanéité et les outils de communication, et consacrer le temps nécessaire à ses priorités.
- Mettre son énergie au bon endroit et gérer les interruptions pour rester efficace.
- Mettre en phase ses actions et choix quotidiens avec ses priorités à long terme.
-
Les leviers de l'organisation pour gérer ses priorités
- Identifier les leviers de l'organisation pour gérer ses priorités
- Maîtriser le principe de la planification
- Maîtriser le principe de l'anticipation
- Maîtriser le principe de la programmation
- Maîtriser la notion de résolution de problèmes
-
ATELIER 2 : L' adaptation de l'organisation de son temps à son activité professionnelle par un projet d'amélioration de son organisation
- Tester son assertivité et maîtriser son stress, tenir compte de ses rythmes chronobiologiques
- Savoir prioriser en fonction de son coeur de métier et de ses contraintes
- Conseil et préconisation d’un projet d'amélioration de son organisation
2 INTERVENANTS: 1 Coach Professionnel en organisation du travail , développement personnel et 1 consultant spécialisés dans le secteur du médico - social
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Atelier en sous groupe et individuel
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Réflexion personnelle à partir de trame pré établie par la hiérarchie à l'aide de matrices d'optimisation
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.