SYSTÈME DE MANAGEMENT QUALITÉ EN ESMS
Formation créée le 25/09/2024. Dernière mise à jour le 24/04/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
La coordination de votre service en qualité de Manager - Chef de Service - Chef de bureau , IDEC - Coordinateur...vise aux bonnes conditions de travail, favorise la coopération , la communication et garantit une prise en soin et d'accompagnement de qualité. Le système de Gestion de Management de la Qualité (SMQ) est un véritable levier pour les Cadres et Managers afin qu'ils assurent une continuité des services offerts aux usagers, en garantissant la sécurité, la satisfaction et le bientraitance. Son déploiement implique la mise en place d'une démarche structurée, basée sur l'évaluation des pratiques, la gestion des risques et l'implication des professionnels à tous les niveaux. Le rôle du manager IDEC ou Chef de Service est donc un levier majeur du SMQ à l’interface entre l'accompagnement , l’organisation, le soin la qualité, la relation humaine et le respect du cadre réglementaire. Sa posture proactive, sa capacité à fédérer les équipes et à piloter les projets qualité font de lui un acteur central de la performance et de l’amélioration continue. L'efficacité du SMQ repose sur la capacité à analyser et optimiser les processus, tout en suivant des indicateurs de performance. Cette approche permet d'adapter les actions en fonction des résultats, garantissant une dynamique d'amélioration durable dans l'établissement. En consolidant vos compétences managériales et votre maîtrise des outils qualité, cette formation vous permet d'augmenter la performance de votre service , de réduire la pression quotidienne, de fluidifier les relations d’équipe, et de structurer un cadre de travail plus serein, propice à un accompagnement de qualité et à une dynamique collective apaisée.
Objectifs de la formation
- Comprendre les enjeux de la démarche qualité en ESMS et le rôle du PACQ dans l'amélioration continue, tout en clarifiant les responsabilités de chaque acteur.
- Analyser et cartographier les processus clés de l'ESMS afin d'identifier les dysfonctionnements et les opportunités d'amélioration, en engageant tous les acteurs dans une démarche participative.
- Développer des stratégies de communication interne pour sensibiliser et impliquer l'ensemble des des équipes
- Renforcer ses compétences managériales, de supervision , de régulation et d'encadrement
- Gérer les conflits et savoir faire face aux situations difficiles
- Maitriser la communication interprofessionnels lors des entretiens professionnels et de motivation
- Gérer son temps et ses priorités en sachant déléguer et superviser
- Rendre compte avec sa direction
- Accompagner le changement en intégrer la démarche qualité au quotidien , et en mobilisant les équipes autour des objectifs qualité et en favorisant un management participatif.
- Comprendre l'articulation entre la gestion des risques et la bientraitance, et savoir utiliser les outils adéquats pour prévenir et gérer les incidents dans une logique d'amélioration continue.
Profil des bénéficiaires
- Cadre ou Non Cadre en fonction de coordination ou de supervision d'un service et d'une équipe de soin ou équipe socioéducative ou équipe technique du secteur social, médico-social,
- IDEC - IDE - Chef de Service - Coordinateur - Educateur Spécialisé
- Référents qualité du secteur social, médico-social,
- Connaître le fonctionnement général d’un ESMS, ses missions, son organisation interne, et les obligations réglementaires principales (Evaluation HAS , loi 2002-2, SERAFIN-PH, etc.).
- Avoir une expérience terrain d’au moins 6 mois dans un poste impliquant de la coordination ou de la gestion d'équipe
Contenu de la formation
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De la démarche qualité au plan d'amélioration continue (PACQ)
- Le contexte réglementaire et les obligations imposées par la loi et les évaluations HAS
- Les grandes étapes du PACQ : diagnostic, priorisation, planification, mise en œuvre et évaluation.
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Élaboration et suivi des actions d'amélioration
- Élaboration et suivi des actions d'amélioration
- Les critères d’identification et de priorisation des actions.
- La construction des fiches actions : objectifs SMART, indicateurs, délais, responsables.
- Les outils de suivi et d’ajustement des plans d’action (tableaux de bord, bilans intermédiaires).
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Missions - Responsabilités - Lien hiérarchiques
- Les compétences nécessaires : organiser, coordonner, écouter, décider. - Les qualités personnelles utiles : bienveillance, rigueur, esprit d’équipe.
- Qui donne les consignes, qui valide les décisions? : le lien hiérarchique. - Qui travaille en lien sans lien d’autorité directe : le lien fonctionnel. La place du Manager Coordinateur entre direction, équipe soignante et socioéducative , médecins et partenaires extérieurs.
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Posture Managériale – Communication et Management de la qualité au quotidien -
- Présentation des différents styles : directif, participatif, délégatif… Avantages et limites de chaque style selon les situations.
- La mobilisation des professionnels autour des objectifs qualité. Les liens entre management de proximité et amélioration continue.
- Identification de ses forces, limites et mode de fonctionnement au travail. Meilleure compréhension de ses réactions face au stress ou aux conflits.
- Classement des tâches selon l’urgence et l’importance. Outils simples pour planifier, anticiper et ne pas se laisser déborder.
- Les pratiques quotidiennes comme vecteurs de la culture qualité.
- Préservation de sa santé mentale et physique dans un environnement exigeant. Stratégies pour éviter l’épuisement et gérer les émotions.
- Affirmation de soi sans agressivité ni repli. Outils pour poser des limites, dire non et se faire entendre.
- Refus respectueux, recentrage des échanges, recadrage constructif. Gestion des tensions sans perdre la relation.
- Acteurs qui stimulent ou freinent la motivation. Clés pour créer une dynamique positive au sein de l’équipe.
- Attitudes essentielles pour favoriser la coopération (écoute, transparence, empathie). Impact positif sur le lien avec les équipes, les usagers et leurs familles.
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Les manières de manager et de communiquer dans l’équipe : La place des qualités humaines dans la relation de confiance
- Les différents styles de management et leurs effets sur l’équipe. Les façons de communiquer au quotidien entre collègues et avec la hiérarchie. L’importance d’une communication claire, respectueuse et efficace.
- Mise en lien entre les missions du poste et les valeurs de l’accompagnement. Motivation renforcée par la compréhension de l’utilité de ses actes.
- Attitude d’ouverture et de concentration dans les échanges. - Techniques pour mieux comprendre les besoins de l’autre.
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La communication dans et vers l'équipe - Animer et guider son équipe
- La préparation et la réalisation des entretiens professionnels et annuels - Différences entre les deux types d’entretien. - Étapes, outils et attitudes à adopter pour que ces temps soient utiles et bien vécus.
- Le déroulement d’un entretien de manière professionnelle - Structure claire : accueil, objectifs, écoute, conclusion.
- Clés pour un échange constructif et respectueux. - Les bases d’une communication efficace - Écoute active, messages clairs, reformulation. - Gestion des malentendus et des tensions.
- Les réunions : Le contenu , le pliotage et l' animation de la reunion
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Posture managériale résistance au changement et communication
- Les formes de résistance au changement et les facteurs explicatifs
- Les attitudes managériales soutenantes et les styles de leadership adaptés.
- Les stratégies de communication mobilisatrices et responsabilisantes.
- Règles du droit du travail à respecter dans la gestion de l’équipe. Relations de travail basées sur le respect des rôles et des compétences de chacun.
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Capacité à faire face et à rebondir après des difficultés.
- Quels leviers pour faire face et rebondir après des difficultés.
- Les signes qui montrent qu’on a besoin de soutien
- Tenir son rôle de coordinateur en situation difficile.
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La gestion des risques
- La méthodologie d’analyse des risques (cartographie, AMDEC, CREX).
- Les outils de prévention et de traitement des événements indésirables
- La culture de la vigilance et de la bienveillance dans les pratiques professionnelles.
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Suivi et évaluation globale du déploiement de la démarche qualité
- Les dispositifs de suivi et de coordination du système qualité.
- Les indicateurs clés de performance et leur exploitation.
- Les retours d’expérience comme levier d’amélioration continue.
Consultants - Formateurs expérimentés et spécialisés dans le secteur du Médico - Social , du Social / Coach développement en développement personnel et développement professionnel - Référent handicap
- Cette formation est proposée en intra et en présentiel, afin de garantir une dynamique forte et un ancrage optimal des compétences. Le présentiel permet de déployer pleinement les exercices sur la posture managériale, les mises en situation concrètes. Les jeux de rôle , permettent aux participants de s’entraîner activement, de recevoir des feedbacks en direct des formateurs et d’expérimenter des ajustements en temps réel. Le programme s’appuie sur les cas pratiques issus du vécu professionnel des participants (réunions d’équipe, gestion de projet, recadrages, tensions relationnelles…), pour construire ensemble des solutions concrètes et transférables. Chaque situation est travaillée dans un climat bienveillant favorisant la prise de recul et le développement de réflexes professionnels efficaces. La formation inclut un coaching transversal personnalisé, avec un accompagnement individuel ajusté aux besoins de chaque participant, tout au long du parcours. Un suivi post-formation est assuré (par mail ou téléphone), afin de consolider les apprentissages et soutenir leur mise en œuvre dans le contexte professionnel réel.