Gérer et organiser son temps de travail
Les outils pratiques qui permettent de gagner en efficacité et en tranquillité
Formation créée le 12/01/2021. Dernière mise à jour le 09/09/2024.Version du programme : 1
Type de formation
Formation présentielleDurée de formation
14 heures (2 jours)Accessibilité
OuiGérer et organiser son temps de travail
Les outils pratiques qui permettent de gagner en efficacité et en tranquillité
Ces dernières années de nouvelles évolutions juridiques et réglementaires sont intervenues : RGPD, CPOM, TBDP , EPRD, autoévaluation , évaluation externe, Plan d'amélioration Continue de la Qualité etc…. Face à cela, les personnels administratifs et de direction doivent se mettre à jour et se remettre en question de façon continuelle. Souvent ces personnels sont confrontés aux difficultés d’organisation . Comment en étant sollicité en permanence peut-on assurer son travail de façon plus sereine tout en gérant les affaires courantes ? Comment améliorer son organisation ? Comment gérer son temps ou organiser son travail en intégrant l’irruption du temps et de l’organisation de l’autre, collègue, partenaire, usager ? Cette formation interroge les organisations personnelles. La gestion des priorités et la maîtrise des échéances sont des compétences indispensables à votre efficacité et votre réussite. Cette formation vous aide à trouver un équilibre personnel entre vie professionnelle et vie privée, et à tenir compte de la gestion de votre énergie dans la gestion de votre temps.
Objectifs de la formation
- Intégrer le temps à l'organisation personnelle de son travail
- Découvrir et maitriser les règles de la gestion du temps et des priorités au travail
- Se fixer des objectifs précis et quantifiés en matière d'organisation en développant ses propres outils d'organisation et de gestion du temps pour développer une meilleure efficacité professionnelle.
- Analyser ses attitudes et ses comportements face à la gestion du temps
- Mieux gérer sa trajectoire professionnelle sans sacrifier sa vie personnelle.
Profil des bénéficiaires
- Directeurs et Cadres intermédiaires
- Tous personnels administratifs
- Tout cadre disposant d’une marge de manœuvre sur son organisation temporelle.
- Aucun
Contenu de la formation
Introduction à la formation gestion des priorités
- Son rapport au temps
- Focus sur la définition de la notion de priorité et de gestion du temps
- Appréhender les lois de la gestion du temps pour mieux se positionner
- Retour sur son rapport au temps sous forme d'échanges collectifs
Les méthodes de travail pour prioriser efficacement
- Pourquoi se fixer des objectifs à CT, MT et LT (court terme, moyen terme et long terme) ?
- Anticiper l'imprévu, grouper ses activités, économiser les moments et les tâches
- Standardiser ses actions et son organisation
- Organiser son travail de la journée pour faire face aux imprévus
Compréhension et adaptation de son organisation à l’organisation collective
- Les outils de son organisation du travail : agenda, planning, classement, répertoire...
- Les problèmes récurrents
- Les freins à l’évolution positive
ATELIER 1 : Mes croques temps
- Analyser ses missions et ses tâches à partir des attentes de sa hiérarchie et de attendus institutionnels
- Identifier ses croque-temps générés par les autres
- Identifier ses croque-temps générés par l’organisation.
- Identifier ses croque-temps générés par les nouvelles technologies
- Mes premières pistes d'amélioration pour chasser mes croques temps
Les techniques de gestion du temps et des priorités en ESMS
- Faire la distinction entre l'urgent , l'important, l'accessoire, l'imprévisible
- Savoir prioriser en fonction de son coeur de métier et de ses contraintes
- - Définition de la notion d'accélération de l'activité
- - Définition de la notion de multiplication des activités
- - Définition de la notion d'activités plus complexes
- - Définition de la notion d'interactions croissantes
Les 3 talents pour anticiper et s'organiser dans un contexte d'urgences permanentes
- Prendre de la distance avec l’instantanéité et les outils de communication, et consacrer le temps nécessaire à ses priorités.
- Mettre son énergie au bon endroit et gérer les interruptions pour rester efficace.
- Mettre en phase ses actions et choix quotidiens avec ses priorités à long terme.
Les leviers de l'organisation pour gérer ses priorités
- Identifier les leviers de l'organisation pour gérer ses priorités
- Maîtriser le principe de la planification
- Maîtriser le principe de l'anticipation
- Maîtriser le principe de la programmation
- Maîtriser la notion de résolution de problèmes
ATELIER 2 : L' adaptation de l'organisation de son temps à son activité professionnelle par un projet d'amélioration de son organisation
- Tester son assertivité et maîtriser son stress, tenir compte de ses rythmes chronobiologiques
- Savoir prioriser en fonction de son coeur de métier et de ses contraintes
- Conseil et préconisation d’un projet d'amélioration de son organisation
Équipe pédagogique
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles de présence.
- Questions orales ou écrites (QCM).
- Atelier en sous groupe et individuel
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Certificat de réalisation de l’action de formation.
Ressources techniques et pédagogiques
- Documents supports de formation projetés.
- Exposés théoriques
- Réflexion personnelle à partir de trame pré établie par la hiérarchie à l'aide de matrices d'optimisation
- Quiz en salle
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.
Qualité et satisfaction
Lieu
Capacité d'accueil
Accessibilité
Aux PMR - Aucune session disponible . Cette formation vous intéresse ? : Contactez nous au 06 90 35 81 45 ou bien cliquez sur " se pré inscrire "